O departamento de recursos humanos (RH) pode ser considerado o coração das empresas. Por possuir o histórico dos colaboradores, assim como dados pessoais e bancários, é uma das áreas com mais informações manejadas e armazenadas, o que exige cuidados e protocolos a fim de preservar o sigilo que compete a cada dado. A adoção de ações preventivas, que reduzam os riscos de erros e vazamentos, precisa corroborar com o cumprimento das medidas previstas na Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). Esse mecanismo legal regula o tratamento dos dados pessoais e sensíveis, e deve ser adotado pelo RH desde o primeiro contato com o colaborador, mesmo quando este ainda é um candidato.
Além disso, desrespeitar a LGPD por parte do departamento de recursos humanos pode resultar em descumprimento da legislação trabalhista e acarretar multas. Pensando nisso, Samantha Salese, Diretora de Gente & Gestão da Propay, uma das principais empresas de produtos, serviços e tecnologias do Brasil com foco em RH, listou quatro dicas de como ter um departamento de recursos humanos mais seguro, e, consequentemente, uma empresa menos vulnerável a vazamentos.
Crie uma política de tratamento de dados
Para Salese, ter um regulamento interno que contemple as boas práticas e descreva o que pode ou não ser feito, é importante para a aplicação correta das medidas de segurança. “O departamento deve criar procedimentos e medidas claras, para que os times saibam o que fazer em uma emergência”, comenta.
Treine a equipe de RH e promova a cultura da proteção de informações
Segundo a Diretora de Gente & Gestão da Propay, ao estabelecer uma política para o manejo dos dados e informações pessoais, é importante comunicá-la a todo o departamento e fornecer um treinamento que mostre a importância na prática. Após isso, a equipe deve apresentar aos demais colaboradores por meio de comunicados, outros treinamentos ou dinâmicas para cada setor. “Todos devem estar cientes dos riscos de vazamentos de dados. É o tipo de conhecimento que funciona até para a vida pessoal, evitando a exposição de informações sensíveis de maneira desnecessária e promovendo a cultura da prevenção e proteção das informações”, diz.
Automatize as tarefas
O RH pode obter ferramentas valiosas que ajudem na prevenção de vazamentos, como destaca a executiva: “Busque softwares e inovações que promovam uma melhora na eficiência e reduza os erros. Não só no que diz respeito ao cuidado com os dados, mas também nas demandas mais operacionais do dia a dia. Considere ferramentas que incluam relatórios completos, e que possam, inclusive, auxiliar no manejo de informações para órgãos reguladores, por exemplo”, afirma.
Guarde apenas dados realmente necessários
Salese ainda destaca que mais do que saber lidar com os dados, é importante entender quais informações são relevantes de verdade para o setor. “Para isso, o RH deve solicitar apenas o que for imprescindível e armazenar só pelo período que for necessário”.
Ao lidar com dados pessoais, o RH deve ser criterioso e não dar acesso às informações para quem não foi autorizado. “Armazenar a base em um local seguro é fundamental e é de onde devemos partir, evitando que haja um vazamento dentro e fora da empresa”, finaliza a Diretora de Gente & Gestão da Propay.
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GIOVANA TELLES VIEIRA
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